Kontrast   English    Kart   Nettstedkart   Tekststørrelse   Kontakt oss

Politiske reglement

Reglement for kommunestyret

1. Valg og sammensetning

1.1.    
Kommunestyret velges av kommunens stemmeberettigede innbyggere. Valget gjelder for 4 år. Kommunestyrets medlemstall er for tiden 25.

1.2.    
Endring av medlemstallet vedtas av kommunestyret selv i løpet av de tre første år av valgperioden, med virkning fra påfølgende valgperiode.

1.3.    
Møteleder er ordføreren eller varaordføreren. Har begge forfall velges en særskilt møteleder blant kommunestyrets medlemmer. Ved stemmelikhet avgjøres valget ved loddtrekning.

1.4.    
Kommunestyrets 25 medlemmer skal ved valg fordeles med 7 representanter i formannskapet, 7 representanter i planutvalget, 5 representanter i kultur- og utviklingskomiteen, 5 representanter i tjeneste- og levekårskomiteen og 1 representant i kontrollutvalget.

2. Rett og plikt til å delta på møter

2.1.    
Kommunestyrets medlemmer har møteplikt.

2.2.    
Har medlemmene forfall til et møte i kommunestyret, skal møteleder eller sekretær uten opphold gis melding om dette. Forfallsgrunn skal oppgis. Varamedlem skal innkalles, og i såvidt mulig i den nummerordning de er valgt. Sekretær innkaller også varamedlemmer dersom det blir kjent at et medlem må fratre eller dersom dette er en nærliggende mulighet.

2.3.    
Et medlem, som med lovlig grunn, må forlate møtet i kommunestyret melder straks fra til møteleder. Medlem som vet eller har grunn til å tro at det må forlate møtet før det er ferdig, melder fra om dette i rimelig tid til møteleder. Varamedlemmet trer inn for medlemmet. Dersom medlemmet kommer tilbake under møtet, trer dette først inn i møtet ved starten på etterfølgende sak.

2.4.    
Trer ordføreren midlertidig ut av sitt verv rykker varaordføreren opp som ordfører, og det velges ny midlertidig varaordfører.

2.5.    
Trer ordføreren endelig ut av kommunestyret, skal det velges ny ordfører.

3. Inhabilitet

3.1.    
Om inhabilitet gjelder Forvaltningsloven kapittel 2 og Kommuneloven § 40, nr. 3. Forvaltningsloven § 6 lyder:

En offentlig tjenestemann er ugild til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse i en forvaltningssak

a)        når han selv er part i saken;

b)        når han er i slekt eller svogerskap med en part i opp eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær som søsken.

c)         når han er eller har vært gift med eller er forlovet med, fosterfar, fostermor eller fosterbarn til en part.

d)        når han er verge eller fullmektig for en part i saken eller har vært verge eller fullmektig for en part etter at saken begynte.

e)        når han leder eller har ledende stilling i, er medlem av styret eller bedriftsforsamling for et selskap som er part i saken og ikke helt ut eies av stat eller kommune. Når han leder eller har ledende stilling i en forening, sparebank eller stiftelse som er part i saken.
Likeså er han ugild når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet. Blant annet skal det legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om ugildhetsinnsigelse er reist av en part. Er den overordnede tjenestemann ugild kan avgjørelse i saken heller ikke treffes av en direkte underordnet tjenestemann i samme forvaltningsorgan.Ugildhetsreglene får ikke anvendelse dersom det er åpenbart at tjenestemannens tilknytning til saken eller partene ikke vil kunne påvirke hans standpunkt, og verken offentlige eller private interesser tilsier at han viker sete. Rekkevidden av annet og fjerde ledd kan fastlegges nærmere ved forskrifter som gis av Kongen.
Kommuneloven § 40, nr 3, 1. ledd lyder: Om inhabilitet gjelder forvaltningsloven kap. II, med følgende særregler:

a. Inhabilitet inntrer ikke ved valg til offentlige tillitsverv eller ved fastsetting av godtgjøring o.l. for slike verv.

b. Kommunalt og fylkeskommunalt ansatte som i denne egenskap har medvirket ved tilretteleggelsen av grunnlaget for en avgjørelse, eller ved tidligere avgjørelser i samme sak, skal alltid anses som inhabile når saken behandles i folkevalgt organ.

c. Ved behandling av klager etter forvaltningsloven § 28, 2. ledd er ansatte eller folkevalgte som var med på å treffe det påklagede vedtak, eller som medvirker ved tilretteleggelsen av grunnlaget for dette. Inhabile ved klageinstansens behandling av saken og ved tilretteleggelsen av saken for klageinstansen.

3.2.  
Medlemmer som antar at de kan være inhabile legger fram saken for møteleder eller rådmann. Kommunestyret avgjør inhabilitetsspørsmålet dersom det blir reist.

3.3.  
Medlemmet inhabilitetsspørsmålet reises i forhold til, deltar ikke i debatten eller voteringen.

4. Kommunestyrets oppgaver

4.1. 
Kommunestyret er øverste organ i Songdalen kommune. Det treffer vedtak i alle saker så langt ikke annet følger av lov eller delegasjon til underordnet organ.

4.2.   
Kommunestyret kan kreve enhver sak inn for seg til uttalelse eller avgjørelse så lenge ikke annet følger av lov.

4.3.    
Kommunestyret skal treffe vedtak i alle saker der det etter lov pålegges kommunestyret selv å treffe vedtak. Dette gjelder bl.a. følgende saker:

- økonomiplan og endringer i denne

- årsbudsjett og vesentlige endringer i rammene for denne

- kommuneplan og reguleringsplan

4.4.   
Kommunestyret kan delegere alle saker til formannskap eller faste politiske utvalg så lenge ikke annet følger av lov.

4.5.   
Kommunestyret kan delegere alle saker til administrasjonssjefen som ikke er av prinsipiell betydning eller strider mot lov.

5. Åpen eller lukkede møter  

5.1.   
Om åpne eller lukkede møter gjelder kommunelovens § 1.

§ 31, nr 1 lyder:

«Møter i folkevalgte organer skal holdes for åpne dører hvis ikke annet følger av lovbestemt taushetsplikt eller vedtak etter denne paragraf» § 31, nr 3 lyder:

«Et folkevalgt organ kan vedta å behandle en sak for lukkede dører hvor hensynet til personvern eller andre tungtveiende private eller offentlige interesser tilsier dette. Debatt om dette foregår for lukkede dører hvis møteleder krever det eller vedkommende organ vedtar det. Personalsaker skal alltid behandles for lukkede dører.»

§ 31 nr 5 lyder:

«Kommunestyret ....... selv kan også ellers av hensyn til den interne saksbehandling bestemme at møter i andre organer eller i visse sakstyper i andre organer skal holdes for lukkede dører når organet selv ikke skal treffe vedtak i saken.»

5.2.   
Når en sak behandles for lukkede dører etter kommuneloven § 31, plikter de folkevalgte å bevare taushet om opplysninger som etter lov er underlagt taushetsplikt. Taushetsplikten varer inntil annet blir bestemt, eller en rettsinstans, eller sivilombudsmannen fastslår at det var uriktig å behandle saken i lukket møte.

5.3.   
Deltar der andre enn kommunestyremedlemmene på møtet pålegger møtelederen også disse taushetsplikt. Taushetsplikt må her vedtas. Dersom dette ikke gjøres skal personen vises bort.

6. Deltakelse av andre enn kommunestyrets medlemmer

6.1.   
Rådmannen har møte- og talerett, i kommunestyret, personlig eller ved representant.

6.2.   
Kommunestyret kan også kalle inn andre enn egne medlemmer. Ansatte i kommunen kan pålegges å møte, etter samråd med rådmannen. Møteleder kan kalle inn andre personer.

6.3.   
Personer som er innkalt har ikke anledning til å delta i debatten. De gis kun adgang til å redegjøre for bestemt sak og til å svare på spørsmål. 

7. Kommunestyrets møter

7.1.   
Kommunestyret vedtar møteplan for 1 år av gangen. Møteleder eller minst 1/3 av kommunestyret kan i tillegg innkalle til møter.

7.2.   
Møteleder setter opp saksliste for det enkelte møte og kunngjør kommunestyrets samling samtidig med innkallelse av medlemmene. Saker som er unntatt offentlighet skal føres på et eget B-kart. De andre sakene føres på Akart.

7.3.   
Innkallelse til møtet skal sendes medlemmene elektronisk minst 7 dager før møtet. I tillegg sendes det saksliste elektronisk til 1.varamedlem i hvert parti.Innkallelsen skal inneholde en oversikt over sakene som skal behandles og alle saksdokumentene.

7.4.   
Kunngjøringen skal inneholde opplysninger om tid og sted for samlingens første møte, samt henvisning til kommunens hjemmeside der oversikt over sakene som skal behandles finnes. Saker som er ført på B-kart gjøres ikke tilgjengelig for allmennheten.

7.5.   
Formannskapets innstilling om økonomiplan legges ut til alminnelig gjennomsyn minst 14 dager før den skal behandles i kommunestyret.

7.6.   
Formannskapets innstilling til årsbudsjett skal legges ut til alminnelig gjennomsyn minst 14 dager før den behandles i kommunestyret.

8. Møteledelse og ordskifte

8.1.   
Møteleder må ikke avbryte noen som har ordet så lenge dette ikke skjer for å håndheve reglementet eller for å rette misforståelser fra talerens side.

8.2.   
Vil møteleder ta del i debatten, overtar varamøteleder eller annen møteleder som kommunestyret velger til ledelsen av møtet.

8.3.   
Behandling av den enkelte sak starter med at møteleder viser til foreliggende innstilling og gjør rede for eventuelle nye opplysninger eller dokumenter i saken.

8.4.   
Møteleder spør om det er noen som ønsker ordet i saken. Det settes opp taleliste etter hvert som medlemmene melder seg.

8.5.   
Representantene har adgang til en replikk i tilknytning til de siste taleres innlegg. Møteleder kan begrense taletiden. Det kan ikke gis adgang til replikk på replikken.

8.6.   
Taleren skal rette sitt innlegg til møtets leder. Taler skal holde seg til den saken, eller den del av saken, som debatten gjelder.

8.7.   
Debatten skal føres i anstendige former. Fornærmelig eller uhøvisk språkbruk overfor forsamlingen eller andre må ikke finne sted. Møteleder påser at dette overholdes. Bifalls- eller mishagsytringer er ikke tillatt.

8.8.   Overtrer noen reglementet eller pålegg fra møteleder skal møteleder påtale forholdet. Retter vedkommende seg ikke etter dette kan møteleder ta fra vedkommende ordet og kommunestyret kan utestenge vedkommende fra resten av møte. 

9. Avgrensing og avslutning av debatten

9.1.   
Før behandlingen av en sak er påbegynt og under debatten kan kommunestyret vedta at taletiden skal begrenses.

9.2.   
Finner kommunestyret at en sak er ferdig behandlet, kan det vedta å avslutte debatten.

9.3.   
Kommunestyret avgjør avstemmingsordningen etter forslag fra møteleder. Er en sak oppdelt eller det foreligger flere forslag til avstemming, setter møteleder fram forslag om rekkefølgen for avstemmingen eller om alternativ stemmegivning.

9.4.   
Det er anledning til å komme med både prinsipale og subsidiære standpunkter under stemmegivning.

9.5.   
Møteleder kan foreslå prøveavstemming som ikke er bindende for den endelige avstemming i saken. Blir avstemmingen oppdelt bør det i alminnelighet stemmes foreløpig over hvert punkt. Til slutt, eventuelt også her etter prøveavstemming, stemmes det så over hele innstillingen.

10. Stemmemåten

10.1.
Avstemming iverksettes på en av følgende måter:

10.1.1.
Ved stilltiende godkjenning, dersom ingen  motsetter seg dette.

10.1.2.
Ved at møteleder ber de som stemmer mot om å gi stemmetegn, enten ved å reise seg eller å rekke en hånd i været. Det kan avholdes kontraprøver dersom møteleder bestemmer det eller et medlem krever det.

10.1.3.
Ved navneopprop. Denne avstemmingsmåte nyttes kun der det skal svares «ja» eller «nei».

Det fastsettes ved loddtrekning hvilke navn oppropet skal starte med.

Navneopprop nyttes dersom møteleder bestemmer det eller et medlem krever det og det gis tilslutning til dette fra 1/5 av kommunestyremedlemmene.

10.1.4.
Ved sedler uten underskrift. Denne stemmemåten kan kun nyttes ved valg eller tilsetting og skal nyttes ved slike avstemminger dersom noen av medlemmene krever det.

10.2.
Dersom det er flere fraksjoner som krever ulike avstemmingsmåter avgjør kommunestyrets flertall avstemmingsmåten. Dette gjelder likevel ikke der en fraksjon krever avstemming etter pkt 10.1.4. 

11. Forespørsel (interpellasjon)

11.1.  
Utenfor de saker som er ført opp på sakslisten kan ethvert medlem rette forespørsel til møteleder.

11.2.  
Slike spørsmål bør være skriftlig og møteleder i hende minst 8 dager før møtet for at denne skal kunne innhente nødvendig bakgrunn for å svare. Dersom spørsmålet kommer i møtet eller like i forkant av dette, kan møteleder, om han ikke har nok bakgrunn for å svare, utsette svaret til neste møte. Kommunestyret kan likevel pålegge møteleder å gi et foreløpig svar.

11.3.  
Dersom spørsmålet blir inngitt skriftlig og minst 8 dager før møtet, sender møteleder kopi av spørsmålet til alle medlemmene og de varamedlemmer som skal tilsendes saksliste.

11.4.  
Forespørselen besvares av møteleder, men han kan likevel be rådmannen eller hans stedfortreder redegjøre for saken.

11.5.  
Dersom det gjennom forespørselen kreves vedtak, kan møteleder eller 1/3 av kommunestyret motsette seg dette. Et flertall kan likevel kreve debatt og avgjøre den videre gangen i saken.

11.6.  
Spørsmål, herunder saker det kreves vedtak i, som ikke blir behandlet i møtet blir å behandle i førstkommende møte.

11.7.  
Den som har foretatt forespørselen kan nytte inntil 10 minutter til å begrunne sitt spørsmål til møteleder. Er spørsmålet reist skriftlig før møtet og den som har stilt spørsmålet ikke er til stede i møtet kan et annet medlem av samme partigruppe ta opp spørsmålet som sitt eget.

11.8.  
Møteleder har inntil 10 minutter til å svare på spørsmålet. Under svaret får pkt. 7.2 tilsvarende anvendelse. For øvrig er det adgang for de øvrige medlemmene å ta del i ordskifte. Dersom det ikke skal fattes vedtak begrenses taletiden til 3 minutter og det er kun adgang til å holde ett innlegg.Den som har stilt spørsmålet gis taletid på inntil 5 minutter.

11.9.  
Debatten omkring spørsmålet kan ikke vare lenger en 1/2 time. Møteleder eller kommunestyret kan bestemme lengre tid dersom dette anses nødvendig. 

12. Behandling av saker på sakslisten

12.1.  
Saker som står på sakslisten skal behandles i kommunestyret. Dette gjelder likevel ikke dersom kommunestyret fastslår å avvise saken eller utsette den til et senere møte. Utsettelse kan kun begrunnes i at saken ikke er tilstrekkelig opplyst eller at saken er så omfattende at den må behandles i eget møte.

12.2.  
Rådmannen, eller noen av komiteene kan ikke trekke saker som står oppført på sakslisten etter at den er sendt ut.

12.3.  
Saker som står på sakslisten kan likevel endres av det organ som har innstillingsrett, dersom nye forhold gjør seg gjeldende. Det må framsettes ny innstilling.

12.4.  
Møteleder har ingen rettigheter i forhold til saker på sakslisten etter dette punktet. 

13. Lovlighetskontroll

Kommuneloven § 59 nr 1-4 lyder:

«1.
Tre eller flere medlemmer av kommunestyret ..... kan sammen bringe avgjørelse truffet av folkevalgt organ eller den kommunale ..... administrasjon inn for departementet til kontroll av avgjørelsens lovlighet.

2.
Krav om lovlighetskontroll framsettes for det organ som har truffet den aktuelle avgjørelse. Hvis dette opprettholder sin avgjørelse oversendes saken til departementet.

3.
Det organ som har truffet avgjørelsen, kommunalt.....organ overordnet dette eller departementet, kan beslutte at avgjørelsen ikke skal iverksettes før lovlighetskontrollen er avgjort.

4.
Ved lovlighetskontroll skal det tas stilling til om avgjørelsen

a. er innholdsmessig lovlig

b. er truffet av noen som har myndighet til å treffe slike avgjørelser, og

c. er blitt til på lovlig måte.

Departementet skal oppheve avgjørelsen hvis det er gjort feil slik at den er ugyldig. 

14. Orden i salen

14.1.   Møteleder skal sørge for å holde god orden i møtesalen og i tilstøtende lokaliteter.

14.2.   Møteleder skal se til at medlemmene ikke blir forstyrret eller avbrutt av tilhørere. Dersom så skjer kaller møteleder tilhørerne til ro. Etterkommes ikke Side 9 av 38 dette kan møteleder vise ut de aktuelle tilhørerne. Tilsvarende gjelder dersom tilhørerne har en opptreden som strider mot reglementet her eller god orden.

14.3.   Dokumenter, tegninger, plakater e.l. må ikke anbringes eller deles ut i kommunestyrets møtesal med mindre møteleder eller kommunestyret samtykker. 

15. Møtebok

15.1.  
Det skal føres møtebok over forhandlingene i kommunestyret.

15.2.  
Møteboken skal inneholde angivelse av hvert møte med møtested og tid, innkallingens dato og fraværende medlemmer og møtende varamedlemmer. Trer noen fra og/eller noen til under forhandlingene anføres dette slik at møteboken, sammenholdt med medlemsfortegnelsen, viser hvem som har deltatt i den enkelte sak.

15.3.  
Videre angis hvem som har møtt fra kommuneadministrasjonen og evt. andre innkalte.

15.4.  
Forøvrig skal møteboken vise gangen i forhandlingene, fortløpende saksnummer for det enkelte kalenderår og hva saken gjelder.

15.5   
For den enkelte sak føres inn det vedtak som er fattet med stemmetall, vedtaksforslag som er satt fram, hvem som har fremmet forslaget og votering med angivelse av partitilknytning (ved en feiltakelse var dette ikke kommet med under kommunestyrets behandling).

15.6.  
Møteleder eller kommunestyret avgjør om det skal tillates protokolltilførsel eventuell avvisning anmerkes i møteboken.

15.7.  
Møteboken undertegnes av møteleder og to valgte medlemmer.

15.8.  
Møteboken i undertegnet tilstand sendes medlemmer og varamedlemmer og andre i.h.h.t avtale. Ett eksemplar oppbevares av rådmannen. 

16. Retningslinjer for offentlig spørretime i Songdalen kommune

16.1.  
Ved kommunestyremøtets begynnelse gjennomføres det inntil 30 minutters åpen spørretid i kommunestyresalen for personer bosatt i kommunen.

16.2.  
Spørsmål som ønskes besvart må være avtalt/avklart med ordfører før møtets begynnelse.

16.3.  
Ordningen med åpen spørretid kunngjøres samtidig med annonsering av kommunestyrets møter.

16.4   
Oppstår tvil om forståelsen av disse retningslinjene, avgjør møteleder/ordfører spørsmålet.

17. Annet

Kontrollutvalgets møter skal i henhold til kommunelovens § 77 nr.8 som hovedregel holdes for åpne dører.

Reglement for folkevalgtes arbeidsvilkår

Les eller last ned reglementet som pdf.

1. Hovedprinsipper

a) Alle godtgjørelser relatert til stortingsrepresentanters/ordførers godtgjørelse
justeres automatisk ved regulering av denne.

b) Faste årlige godtgjørelser utbetales månedlig i 12 like store rater. Denne godtgjørelsen gir ikke rett til feriepenger, men det kan avvikles normal ferie.

c) Alle folkevalgte med faste årlige godtgjørelser som utbetales i månedlige rater, får utbetalt sykepenger på bakgrunn av innlevert sykemelding fra lege.

d) Ved mer enn 25 % fravær vil det totale fravær bli trukket av den faste årlige godtgjørelsen. Trekket vurderes 2 ganger årlig og
foretas ved årets slutt.

f) Kommunen har fra 2017 tatt i bruk Visma Expense. Dette er et nytt elektronisk program for blant annet utbetaling av godtgjøring til medlemmer og varamedlemmer av kommunestyret.
Det enkelte medlem må selv registrere krav om møtegodtgjøring, tapt arbeidsfortjeneste og reiseregning i Visma Expense.

g) Medlemmer/varamedlemmer av øvrige utvalg skriver som tidligere under på møtegodtgjøringsskjema i møte, og leverer reiseregning på fastsatt skjema.
Utbetaling skjer 2 ganger pr år (juni og desember).

2. Faste årlige godtgjørelser

Fast årlig godtgjøring utbetales månedlige gjennom kommunens lønnssystem.
De som omfattes av ordningen trenger derfor ikke sende krav via godtgjørings-programmet i Visma. Dette er:

Ordfører
Ordførers godtgjørelse settes til 90 % av stortingsrepresentants godtgjørelse.
Ordførers godtgjørelse inkluderer all kommunal virksomhet.
Ordfører er leder av formannskapet, administrasjonsutvalget og forhandlingsutvalget.

Varaordfører
Varaordførers godtgjøring er 10 % av ordførers godtgjørelse.
Varaordfører får ordførers godtgjøring ved ordførers sykdomsfravær utover 1 uke.

Ledere av kultur- og utviklingskomiteen.
Godtgjørelse til utvalgsleder er 8 % av ordførers godtgjøring.

Leder av tjeneste- og levekårskomiteen.
Godtgjørelse til utvalgsleder er 8 % av ordførers godtgjøring.

Leder av planutvalget.
Godtgjørelse til utvalgsleder er 8 % av ordførers godtgjøring.

Leder av kontrollutvalget.
Godtgjørelse til leder er 4 % av ordførers godtgjøring.

3. Møtegodtgjørelser

Medlemmer av kommunestyret, formannskapet, tjeneste- og levekårskomiteen, kultur- og utviklingskomiteen, planutvalget, kontrollutvalget, sakkyndig nemnd og sakkyndig ankenemnd:

Godtgjøres med kr 1000,00 per møte.
Utbetaling via Visma Expense, se reglementets pkt. 1 f).

Varamedlemmer av kommunestyret, formannskapet, tjeneste- og levekårskomiteen, kultur- og utviklingskomiteen, planutvalget, kontrollutvalget, sakkyndig nemnd og sakkyndig ankenemnd:

Ved innkalling av varamedlemmer (ved inhabilitet) til behandling av en sak, betales full møtegodtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste.
Utbetaling via Visma Expense, se hhv. reglementets pkt. 1 f) og g)

Ledere andre utvalg.
Leder av andre utvalg gis dobbel møtegodtgjørelse.
Utbetaling, se reglementets pkt. 1 g). Leder må selv registrere kravet om dobbelt
møtegodtgjøring.

Øvrige utvalg.
Som hovedregel godtgjøres det med kr 500,00 per møte.
Når det opprettes spesielle utvalg bør godtgjørelsen vurderes ut fra arbeidsmengde.
Formannskapet vedtar slike satser.
Utbetaling iht. reglementets pkt. 1 g).

Utvalg oppnevnt av andre enn Kommunestyret.
Utvalg som oppnevnes av staten eller andre godtgjøres i henhold for de regler som gjelder for vedkommende organ.
Kommunale representanter i utvalg utenfor de som er nevnt i reglementet og som ikke får godtgjørelse i utvalget, godtgjøres med kr. 500,00 per møte.
Utbetaling iht. reglementets pkt. 1 g).

Kurs og seminarer.
Deltakelse forutsetter forhåndsgodkjennelse gis av utvalgsleder og må dekkes innen rammen av vedtatt budsjett.
Det utbetales ikke godtgjørelse for kurs, seminarer og reiser, men tapt arbeidsfortjeneste og eventuelle reiseutgifter dekkes.
Det enkelte medlem må selv registrere krav om reisegodtgjøring i Visma Expense. (se også reglementets pkt.1 f) og pkt.5.).
Dokumentasjon i form av innkalling/kursprogram, deltakerliste, parkeringsbilett, bompengeavgift o.l. må vedlegges.
Appen Visma Attach benyttes.

4. Omsorgsgodtgjørelse

Folkevalgte som har behov for lønnet stedfortreder for omsorg av barn under 12 år, eldre eller funksjonshemmede for å kunne delta på møter, befaringer, konferanser og lignende, utbetales godtgjøring på timebasis etter minstelønn i kap.4.

Ordningen gjelder ikke ordfører eller de som i det aktuelle tidspunktet har stedfortreder/fast praktikant.
Godtgjørelsen utbetales ikke til ektefelle/samboer.

Det enkelte medlem må selv registrere krav om omsorgsgodtgjøring i Visma Expense. Utbetaling ihht pkt.1 f) eller g).
Dokumentasjon/kvittering på utbetalt beløp for barnepass og lignende må vedlegges.
Appen Visma Attach benyttes.

5. a. Skyssgodtgjøring ved politiske møter
     b. Skyss-, kost og overnattingsutgifter ved reiser i forbindelse med vervet

a. Skyssgodtgjøring dekkes ved politiske møter:
Skyssgodtgjørelse gis til alle som er oppnevnt til offentlige utvalg, men ikke for distanser under 6 km en vei til møte i kommunen.
Godtgjøringen følger den til enhver tid gjeldende sats for kilometergodtgjøring i reiseregulativet (jfr. særavtalens § 6 ).

b. Skyss-, kost- og overnattingsutgifter dekkes ved reiser ifb. med vervet:
For skyss-, kost- og overnattingsutgifter ved reiser i forbindelse med vervet legges til grunn de til en hver tid gjeldende satser i reiseregulativet*, dog ikke for distanser under 6 km en vei til møte i kommunen.
Når det gjelder eks. utgangspunkt og endepunkt for reisen, vises det til definisjonen i reiseregulativets § 2 pkt. 2.
Det forutsetter at billigste reisemåte benyttes.

* Kommunens reiseregulativ:
http://nis4.kf-infoserie.no/Sgsutlandstat!4325?Instance=5793989#

6. Telefongodtgjørelse

Ordfører får fri mobiltelefon.
Varaordfører samt leder av kultur- og utviklingskomiteen, planutvalget og tjeneste- og levekårskomiteen får en fast årlig godtgjørelse for telefon på kr. 1.500,-/år.
Utbetaling skjer årlig i juni måned.

7. Erstatning for tapt arbeidsfortjeneste

Ombud kan kreve dekket både legitimerte og ulegitimerte tap så lenge det er godtgjort at det er et tap av inntekt.
Tapt arbeidsfortjeneste ytes for hele den periode som medgår til å gjennomføre tillitsvervet, herunder reisetid.

Kommunale ombud får dekket tap i arbeidsinntekt og andre utgifter som vervet medfører slik:

7.1 Ulegitimert tap av arbeidsinntekt.
Tap av inntekt dekkes med inntil kr. 600,- pr. dag (kr.80,- pr. time) uten at tapet dokumenteres.

Det erstattes også som tapt arbeidsfortjeneste etter ulegitimert sats i de tilfeller der ombud som er uten fast lønnet arbeid må forsømme sine ordinære gjøremål for å ivareta tillitsvervet. Eksempel vil være husmødre og studenter. Inntektstapet settes her tilsvarende den ulegitimerte satsen.

Utbetaling iht. reglementets pkt. 1 f).

7.2 Legitimert tap.
Ombud med fast inntekt som kan dokumentere sitt tap, får erstattet sitt samlede tap/utgifter med inntil kr.2.750,- pr. møtedag (kr.367,-/time).

Ombud som er selvstendig næringsdrivende får enten tapt arbeidsfortjeneste dekket i henhold til den godtgjøring som er fastsatt for ulegitimert tap, eller etter vedkommendes netto næringsinntekt ved siste ligning (inntil kr. 2.750,- pr. møtedag).

Ombud med legitimerte utgifter knyttet til innleie av personell for å ivareta omsorgen for små barn, syke og pleietrengende i heimen når den folkevalgte ivaretar sitt politiske verv, dekkes med inntil kr.600,-/dag (kr.80,-/time).
Normalt ytes ikke dekning av utgifter til barnepass når dette utføres av et av barnets foreldre. Slik dekning kan likevel tilstås etter første ledd ved legitimert inntekstbortfall for den av foreldrene som passer barnet.
Kommunale tillitsvalgte som er ansatt hos en arbeidsgiver hvor det er rett til fri med lønn for å delta i politisk virksomhet, benytter denne rettigheten før kommunen dekker tapt arbeidsfortjeneste. Faktiske utgifter og tap innenfor disse satsene dekkes etter regning fra den enkelte.
Kravet skal inneholde spesifisert oversikt over erstatningsbeløpet.

Utbetaling iht. reglementets pkt. 1 g). Kravet skal inneholde spesifisert oversikt over erstatningsbeløpet. Dette må dokumenteres. Det enkelte medlem må selv legge denne inn i Visma Expense ved hjelp av appen Visma Attach.

8. Ordfører er 100 % frikjøpt

Ordfører er 100 % frikjøpt.
Evt. inntekstsbortfall ut over godtgjøringssatsen (pkt. 1 første kulepunkt) dekkes ikke av Songdalen kommune.

Ordfører og folkevalgt som har det å være folkevalgt som sin hovedbeskjeftigelse, tilbys samme rettigheter som ansatte i kommunen, for eksempel full godtgjørelse under svangerskapspermisjon, fedrekvote/pappapermisjon. Rettighetene gis også i en eventuell ettergodtgjøringsperiode.

Ordføreren meldes inn i pensjonsordningen for folkevalgte i KLP, og har rett til avtalefestet førtidspensjon etter gjeldende regler.

Ordfører og folkevalgt som har det å være folkevalgt som sin hovedbeskjeftigelse, gis ettergodtgjøring på 1,5 eller 3 måneder avhengig av om vedkommende har en jobb å gå tilbake til eller ikke.

9. Møter

Tilrettelegging for ferieavvikling:
Juli måned er normalt møtefri.

Kommunestyrets møter:
Kommunestyremøter avholdes 1 gang i måneden.
Fast møtedag er onsdag . Møtestart er kl. 18.00.
Det settes opp møteplan for 1 år av gangen.

Formannskapet, tjeneste- og levekårskomiteen, kultur- og utviklingskomiteen og planutvalgets møter:
Det avholdes normalt ett møte pr. måned. Møtestart er kl. 12.30.
Det settes opp møteplan for 1 år av gangen.

Ad hoc utvalg:
Slike utvalg oppnevnes og møtes etter behov. Administrasjonen stiller sekretær til disposisjon for ad hoc utvalg.

Øvrige utvalg:
Møter i øvrige utvalg innarbeides i møteplanen så langt det er mulig.

10. Opplæring og informasjon

Ved begynnelsen av hver valgperiode arrangeres kurs for de nyvalgte representantene. Kurset skal omfatte grunnleggende prinsipp for kommunal virksomhet, og være relatert til det praktiske politiske arbeidet.

11. Endring av reglementet

Eventuelle endringer, justeringer eller fortolkninger av dette reglementet skal behandles av formannskapet og vedtas av kommunestyret.

Vedtatt kommunestyret 29. august 2007 sak 071/07.
Oppdatert med endringer vedtatt i kommunestyre 14. desember 2011 sak 106/11.
Oppdatert med endringer vedtatt i kommunestyre 11. desember 2013 sak 120/13.
Oppdatert med endringer vedtatt i kommunestyre 31. mai 2017 sak .../17.

Reglement for folkevalgtes innsynsrett.

1. Rett til innsyn

Kommunestyret har, som overordnet organ for hele den kommunale forvaltning, rett til innsyn i alle kommunale saksdokumenter med de presiseringer som følger av reglene nedenfor.

Formannskapet, faste utvalg og andre folkevalgte organ har rett til innsyn i saksdokumenter som omfatter de deler av kommunens virksomhet som ligger innenfor organets virkeområde. Dessuten kan disse organene kreve innsyn i dokumenter innenfor andre virksomhetsområder når dokumentene er nødvendige for vedkommende organs behandling av en konkret sak.

2. Vedtak om innsyn

Ethvert medlem og varamedlem av folkevalgt organ har rett til innsyn i dokumentene i saker som behandles i vedkommende organ.

Minst tre medlemmer i kommunestyret kan kreve innsyn i alle kommunale saksdokumenter når tidspunktet for innsyn er inntrådt, jf. pkt. 3. Ordføreren har en selvstendig rett til innsyn i alle saksdokumenter på tilsvarende grunnlag.

Formannskapet, faste utvalg og andre folkevalgte organ kan vedta innsyn for sin bruk i andre organ saksdokumenter når minst 1/3 av medlemmene stemmer for det.

3. Tidspunkt for rett til innsyn

Retten til innsyn inntrer når saken er fremlagt/utsendt til politisk behandling. Med saksfremstillingen skal følge en oversikt over alle dokumentene som er innsendt, innhentet eller utarbeidet i tilknytning til saken, med unntak av interne arbeidsdokumenter for administrasjonen.

For saker som avgjøres i administrasjonen gjelder retten til innsyn fortsatt fra det tidspunkt saken er ferdigbehandlet.

4. Særregler for innsyn i taushetsbelagte opplysninger m.m.

I utgangspunktet omfatter ikke folkevalgtes rett til innsyn taushetsbelagte opplysninger. Kommunestyret og andre folkevalgte organ kan imidlertid ved flertallsvedtak kreve innsyn i taushetsbelagte opplysninger når det er et klart behov for dette ved behandling av en konkret sak i vedkommende organ, jf. forvaltningsloven § 13 b nr. 2 og 4.

Folkevalgte plikter å bevare taushet om dokumenter de får innsyn i når disse er underlagt taushetsplikt etter lov. Når en sak behandles for lukkede dører etter kommuneloven § 31, plikter de folkevalgte å bevare taushet om opplysninger som etter lov er underlagt taushetsplikt. Medlemmer av folkevalgte organ skal undertegne taushetserklæring når de får innsyn i taushetsbelagte opplysninger.

5. Fremgangsmåten ved krav om innsyn - forholdet til administrasjonen

Henvendelser om innsyn i saksdokumenter skal behandles straks. Slike henvendelser gjøres til enhet for kommunikasjon og service, eller til det utvalgssekretariatet der saken er behandlet.

Forespørsler til administrasjonen om saker som er under behandling, bør besvares positivt med en kort redegjørelse for behandlingsmåte, tidsplan o.l.

5. Merknader til de enkelte bestemmelser i normalreglementet

Til punkt 1

Regelen er bygget opp slik at kommunestyret har generell rett til innsyn i alle kommunale saksdokumenter. I prinsippet omfatter dette også dokumenter som er unntatt offentlighet etter reglene i offentlighetsloven §§ 5 og 6. Tidspunktet for når innsyn kan kreves/vedtas følger av punkt 3. I punkt 4 er det gitt særskilte regler for innsyn i taushetsbelagte opplysninger. Disse gjelder også for kommunestyret.

Andre folkevalgte organ, inkludert formannskapet, vil ha automatisk rett til innsyn i dokumentene i alle saker som organet selv skal behandle. I tillegg kan formannskapet, faste utvalg, kommunedelsutvalg, § 11-styrer og andre folkevalgte organ kreve innsyn i andre organs dokumenter, men bare dersom tilgang til dokumentet er nødvendig for å få belyst en sak som organet selv har til behandling. Det er organet selv som vurderer "nødvendigheten" av innsyn i konkrete saker. Retten til innsyn gjelder i prinsippet også for dokumenter som er unntatt offentlighet.

Den innsynsretten dette reglementet stiller opp antas å være i samsvar med ulovfestet rett. Dersom det er gitt særskilte bestemmelser om innsyn i lov, forskrift eller statlig instruks vil slike regler gå foran dette reglementet. For eksempel er det i Skattedirektoratets instruks for kommunekasserere om skatteinnkreving lagt til grunn at kommunestyrets medlemmer kan kreve innsyn i skatte- og restanselister m.v. Henvendelser om slikt innsyn skal etter Skattedirektoratets merknader skje via ordføreren.

Til punkt 2

Punkt 2.1 klargjør at det enkelte medlem og varamedlem av et folkevalgt organ har en individuell rett til innsyn i alle dokumenter i saker som skal behandles i vedkommende organ. Dette gjelder altså medlemmer og varamedlemmer av kommunestyre, formannskap, faste utvalg, administrasjons utvalg, klagenemnd, kommunedelsutvalg, arbeidsutvalg, komiteer, interkommunale styrer og driftsstyrer etter kommuneloven § 11.

Innsynsretten for det enkelte medlem omfatter dokumenter som er unntatt offentlighet, så lenge det gjelder saker innen det organ vedkommende er medlem av.

Varamedlemmer kan i utgangspunktet ikke gjøre innsynsretten gjeldende med mindre vedkommende er innkalt til møte ved behandling av saken.

Det vil være opp til den enkelte kommune og fylkeskommune å finne praktiske ordninger for hvordan dokumentene kan gjøres tilgjengelige. Retten til innsyn kan neppe gå så langt at den enkelte folkevalgte har krav på å få kopier av alle saksdokumenter som ikke følger saksframstillingen. Det bør ikke gis kopier av dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger. Også dokumenter som er unntatt offentlighet etter reglene i offentlighetsloven, bør det vises varsomhet med å kopiere.

Rett til å kreve innsyn i andre organs saksdokumenter, inkludert saker som avgjøres administrativt, vil være avhengig av at vedkommende organ drøfter dette. For å sikre mindretallets interesser har vi tatt inn som hovedregel at det må være tilstrekkelig at 1/3 av organets medlemmer ønsker slikt innsyn - og det ikke dreier seg om taushetsbelagte opplysninger, jf. punkt 4.1. Kommunen eller fylkeskommunen står fritt til å fastsette andre regler om hvor mange som må stå bak en slik begjæring, for eksempel i form av et fast antall medlemmer for det enkelte utvalg m.v.

Når det gjelder innsynsretten for kommunestyrets medlemmer og varamedlemmer, er denne som tidligere nevnt ikke avgrenset på samme måte som for andre folkevalgte organ. Vi har også funnet at det vil være upraktisk om alle slike innsynssaker (for dokumenter i andre organer) skulle gjøres til gjenstand for votering i kommunestyret. Det bør likevel neppe være slik at enkeltmedlem i kommunestyret skal ha rett til å kreve innsyn i alle kommunale saksdokumenter. Vi har funnet det formålstjenlig å foreslå at tre medlemmer i kommunestyret bør være et tilstrekkelig antall til å kreve innsyn i andre organs dokumenter. Dette antallet vil da samsvare med reglene i kommuneloven § 59 om rett til å fremme lovlighetsklage. Det vil ikke være ulovlig å ta inn i reglementet at enkeltmedlem i kommunestyret skal ha innsynsrett i alle saksdokumenter.

Ordføreren har møte- og talerett i alle folkevalgte organ i kommunen. Ut fra dette har vi funnet det naturlig at ordføreren får en selvstendig rett til innsyn i alle dokumenter, med de begrensninger som gjelder i forhold til taushetsbelagte opplysninger.

Til punkt 3

Vi har funnet det formålstjenlig å ta utgangspunkt i tidspunktet for utsendelse eller fremleggelse av saker til politisk behandling. Som regel vil det først fra dette tidspunktet foreligge et reelt behov for medlemmer av folkevalgte organ til å gå dypere inn i en sak. For å skaffe god oversikt over hvilke saksdokumenter som finnes, har vi tatt med en setning om at alle saksframstillinger skal inneholde en liste over dette.

For å unngå uklare ansvarsforhold m.v. er det viktig å legge til rette for at administrasjonen kan arbeide fram mot endelig avgjørelse i saker før innsynsretten inntrer. Dette gjelder ved behandling av saker etter delegert myndighet. Retten til innsyn etter offentlighetslovens regler kan også folkevalgte påberope seg på et tidligere tidspunkt, jf. offentlighetsloven § 3.

Til punkt 4

Retten til innsyn vil bare unntaksvis gjelde i forhold til opplysninger eller dokumenter underlagt taushetsplikt. Her vil forvaltningsloven § 13 b nr. 2 og 4 måtte legges til grunn, som angitt i reglementet. Vi har videre antatt at hensynet til mindretallets behov ikke bør være avgjørende i forhold til denne typen opplysninger. Derfor foreslår vi at den vanlige flertallsregelen gjelder ved votering om innsyn i taushetsbelagte opplysninger.

Når folkevalgte gis innsyn i opplysninger underlagt taushetsplikt, vil taushetsplikten være til hinder for at slike opplysninger bringes videre. For å tydeliggjøre dette bør det innføres et system med undertegning av taushetserklæring. Om der er undertegnet taushetserklæring eller ikke har ingen betydning for den folkevalgtes rettslige plikt til å bevare tausheten. Dette følger direkte av loven selv. Brudd på forvaltningsloven § 13 (og andre taushetspliktregler) er for øvrig straffbart etter straffeloven § 121.

Når det gjelder opplysninger som kommer frem i lukkede møter, er det ut fra det som er sagt ovenfor, klart at folkevalgte har plikt til å bevare taushet om opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov. Det at en opplysning er unntatt offentligheten betyr ikke nødvendigvis at den er taushetsbelagt (taushetsbelagte opplysninger skal alltid unntas offentlighet), det kan være andre årsaker til at saken er unntatt offentlighet. Det er ikke anledning for kommunestyret/andre organ å pålegge folkevalgte en generell taushetsplikt i forhold til opplysninger som er unntatt offentligheten. Dette har sin bakgrunn i at rettsutvikling og teori har vist at man ikke kan instruksfeste taushetsplikt for de folkevalgte, slik man i noen grad kan gjøre overfor kommunale tjenestemenn. De folkevalgtes rolle og funksjon gjør det kunstig å betrakte disse som underordnet de organ de er medlem av. Når det ikke foreligger et slik underordningsforhold finnes det heller ikke grunnlag for instruksjonsrett som kan brukes til å instruere taushet uten at dette følger av lov. I dagens lovverk foreligger det heller ikke et klart hjemmelsgrunnlag for å instruksfeste taushetsplikt for folkevalgte. Det vil med andre ord si at kommunene ikke kan ha bestemmelser som går lengre i å pålegge de folkevalgte taushet enn det som følger av lov.

Reglene i punkt 4 vil ikke komme direkte til anvendelse dersom taushetsbelagte opplysninger er anonymiserte.

Til punkt 5

Regelen i punkt 5 gjelder bare når det er grunnlag for innsyn, det vil si at kriteriene i punkt 1-4 er oppfylt. Innholdet i punkt 5 bør vurderes nøye i den enkelte kommune og fylkeskommune med sikte på å komme fram til praktiske og gode løsninger tilpasset egen organisasjon og delegasjonsstruktur. Vårt forslag er bare ment som et utgangspunkt og en mulig løsning. Vi mener imidlertid det vil være nyttig at det tas standpunkt til den praktiske framgangsmåten og kontakten mellom folkevalgte og administrasjonen i den enkelte kommune og fylkeskommune, samtidig som en drøfter de mer grunnleggende prinsippene for omfanget av innsynsretten.

 


Publisert: 14.03.2016 09:02
Sist endret: 17.03.2016 22:21